Les meilleures pratiques DCE: 9 astuces pour assurer le succès de sa flotte

Mont-Saint-Hilaire, QC, 10 mai 2021 - Vous avez acheté un appareil pour la conformité. Et maintenant? Si vous êtes en train de lire ceci, il est fort probable que vous avez déployé un dispositif de consignation électronique (DCE / ELD), ou planifiez votre éventuelle transition.

Pour certains transporteurs, cela est tâche facile s'ils utilisaient déjà un système télématique. Pour d'autres, le processus de recherche et d'évaluation des différentes solutions DCE peut prendre des mois et nécessiter beaucoup de travail.

Après avoir acheté un DCE, vous pouvez vous retrouver dans l'une des trois catégories suivantes :

"Tout se passe bien !"
"Nous sommes encore en train d'apprendre".
"Aidez-nous ! Nous éprouvons des difficultés."
Le déploiement d'un nouveau système s'accompagne toujours de défis. Vous êtes peut-être novice en matière de technologie de gestion de flotte, certains membres de votre équipe sont réfractaires au changement, ou vous pensez que vous n'avez pas assez de temps ou de ressources pour gérer un autre système.

1. Rappelez à votre équipe les avantages des DCE

Dans les opérations commerciales quotidiennes, il y a beaucoup de choses dont il faut se préoccuper : inspecter le camion, se rendre chez le client, effectuer la livraison, signer les documents. Si vous ajoutez à cela les DCE, vous risquez d'avoir la tête qui tourne. Rappeler aux chauffeurs et au personnel l'objectif final est un bon moyen de garder tout le monde concentré.

L'objectif de l'enregistrement électronique est d'améliorer la sécurité, de renforcer la conformité et de protéger les chauffeurs commerciaux.

Voici d'autres avantages importants des DCE :

- Gagner du temps et de l'argent en réduisant la paperasserie
- Réduction des coûts administratifs
- Augmentation de l'efficacité de la flotte
- Accès à l'information en temps réel
- Minimiser les violations de conformité
- Prévenir les accidents et sauver des vies

Vous pouvez communiquer l'objectif de votre entreprise en matière de DCE de plusieurs façons. Voici quelques idées - utilisez les méthodes qui conviennent le mieux à votre situation : Publiez un mémo sur le tableau d'affichage des employés, envoyez un courriel, ajoutez un énoncé de mission à votre documentation de formation ou à un diaporama, et demandez à la direction de l'entreprise d'inclure une mention lors de la prochaine réunion d'entreprise.

2. Mettez à jour la politique de votre entreprise sur les HOS

Il s'agit d'une étape importante que vous ne voulez pas manquer. Mettez à jour la politique et les procédures relatives aux heures de service de votre entreprise afin d'y inclure l'utilisation des DCE. En définissant clairement les rôles et les responsabilités des chauffeurs et des autres membres du personnel impliqués dans le processus d'enregistrement électronique, vous favoriserez le respect des procédures établies.

Exemples de points relatifs aux DCE à inclure dans les politiques et procédures de l'entreprise :

- Comment la direction surveillera et suivra les journaux de bord.
- Comment empêcher les répartiteurs d'assigner un chargement à des conducteurs sans heures disponibles.
- Une déclaration interdisant aux chauffeurs de conduire en infraction lorsqu'ils n'ont plus d'heures disponibles.
- Des mesures disciplinaires et des actions correctives en cas de violation de la conformité à l'ELD.

N'oubliez pas de communiquer les changements de politique à vos employés et de les rendre facilement accessibles pour consultation ultérieure.

3. Prévoyez des sessions de formation régulières et continues

Si vous vous retrouvez à répondre à de nombreuses questions de la part des chauffeurs ou à traiter un trop grand nombre de journaux non attribués, c'est le signe qu'une formation DCE supplémentaire s'impose. La principale solution à ce problème est de suivre une formation continue et d'élaborer des procédures pour traiter les questions ou les problèmes liés au DCE. Vous pouvez penser qu'il n'y a plus assez de temps, mais investir dans la formation permet de gagner du temps plus tard.

Les flottes qui prennent le temps de s'assurer que les chauffeurs et le personnel sont pleinement informés et à l'aise avec la technologie peuvent réduire de manière significative les erreurs d'enregistrement et les enregistrements non attribués.

Non seulement c'est important pour le succès du DCE, mais c'est aussi une exigence.

Une fois les DCE installés, les gestionnaires sont responsables de la formation des chauffeurs et du personnel. Plusieurs compétences doivent être acquéries par ceux-ci. En outre, les chauffeurs doivent être en mesure de:

Des sessions de formation régulières et continues aideront à garder les politiques et procédures HOS à l'esprit et à soutenir la conformité de la flotte. La direction, les conducteurs et le personnel concerné devraient tous prendre part à la formation sur les ELD. L'élaboration d'un processus pour traiter les questions ou les problèmes liés à l'ELD est une autre partie importante de la formation.

4. Comprendre la cause des logs non attribués

Les transporteurs doivent s'assurer que toutes les heures de conduite non attribuées sont résolues. Soit le chauffeur peut réclamer et vérifier le carnet non attribué avec une annotation, soit le carnet peut être réattribué à un autre chauffeur. La non-résolution des journaux non attribués peut entraîner des violations de la conformité ou causer des problèmes lors d'une inspection.

Si vous êtes confronté à un grand nombre de journaux non attribués en raison des déplacements des camions par les jockeys ou les mécaniciens, prenez le temps de réfléchir à la façon dont vous pouvez réduire ces occurrences. Vous pourriez peut-être mettre une tablette ou un téléphone à la disposition des conducteurs de véhicules de chantier pour qu'ils puissent se connecter, s'attribuer un véhicule et effectuer le déplacement. Une fois l'opération terminée, ils peuvent se déconnecter.

5. Encouragez les chauffeurs

L'ajout d'une nouvelle technologie peut engendrer des craintes et mécontentements. Prenez le temps de reconnaître et de récompenser les chauffeurs pour leur travail. L'introduction d'un programme d'incitation et de reconnaissance peut motiver les conducteurs et encourager les performances efficaces liées au respect des réglementations HOS et de la politique de l'entreprise. Le simple fait de dire "merci" dans un courriel ou dans le bulletin d'information de l'entreprise peut contribuer à faire en sorte que les employés se sentent reconnus.

Idées créatives pour la reconnaissance des conducteurs :

- Récompenses monétaires
- Augmentation de la valeur du bonus de l'entreprise
- Congés payés ou jours de vacances supplémentaires
- Cartes-cadeaux
- Cartes d'essence
- Gadgets technologiques
- Billets pour un événement sportif ou un concert
- Déjeuner d'équipe
- Place de parking VIP

Outre ces idées, AttriX a mis sur pied une solution de gamification pour motiver les chauffeurs dans leur routine de travail. En effet, le Challenge Chauffeur permet de transformer chaque jour de travail en une compétition amicale.

6. Renforcez la politique par le biais du coaching chauffeur

Le coaching du chauffeur est un outil précieux pour réduire les coûts de la flotte, augmenter la productivité, améliorer la sécurité du chauffeur - et il peut également être efficace pour soutenir la conformité.

Un tableau de bord télématique fournit une mesure objective des performances du conducteur et peut servir de base à un programme d'accompagnement. Une carte de pointage permet aux gestionnaires de voir les résultats individuels des conducteurs et de les comparer aux objectifs globaux de la flotte dans un résumé visuel facile à comprendre. Si votre solution le permet, ajoutez les infractions aux heures de service à votre carte de pointage.

Une fois que vous avez identifié les domaines où une aide est nécessaire, donnez aux conducteurs les informations nécessaires pour s'améliorer et réussir.

Quelques conseils pour l'encadrement des chauffeurs :

- Faites savoir au chauffeur en quoi consistait précisément l'infraction et comment elle a été découverte
- Expliquez aux conducteurs les conséquences des infractions répétées
- Renforcez la formation sur les politiques, les procédures et les responsabilités en matière de HOS

7. Penser aux vidéos

Saviez-vous que 65 % des gens sont des apprenants visuels, et que 67 % des employés obtiennent de meilleurs résultats lorsqu'ils utilisent des méthodes de communication visuelle plutôt que du texte uniquement?

L'enrichissement de votre programme de formation par des vidéos de style "comment faire" est une stratégie intelligente. Tout d'abord, le contenu visuel, tel que les vidéos et les images, augmente l'efficacité de la formation, comme le montre une étude de TechSmith. La vidéo est également idéale pour susciter l'intérêt des utilisateurs.

Deuxièmement, la vidéo peut aider à combler le décalage avec les jeunes employés. Actuellement, il y a une pénurie drastique de chauffeurs routiers qualifiés.

Geotab possède une grande banque de vidéos explicatifs sur sa plateforme, et notre département de formation chez AttriX vous offre plusieurs volets de formation chauffeur virtuels.

8. Automatisez les rapports

Les rapports DCE simplifient le processus de suivi des données en plus de sauver du temps. Il existe un certain nombre de paramètres que vous pouvez suivre. Par exemple, le rapport sur le nombre de chauffeurs mis en état de "service" peut vous montrer combien de chauffeurs se connectent activement au système (moyen utile d'identifier les conducteurs qui oublient de se connecter avant d'utiliser leur véhicule lors du déploiement).

Réglez votre rapport pour qu'il soit actualisé tous les jours ou toutes les semaines, et envoyez-le par courriel dans votre boîte de réception.

Voici quelques-uns des rapports DCE proposés par Geotab :

- Nombre de chauffeurs mis en service
- Coût des infractions HOS
- Alerte pour infraction aux règles de sécurité routière
- Transport personnel excessif
- Heures gagnées

9. Auditez votre programme DCE

La planification d'audits internes peut aider à vérifier si les chauffeurs remplissent correctement les logs et si le personnel suit les processus établis.

Votre entreprise doit mettre en place un processus efficace de contrôle, de suivi et d'évaluation de la conformité de tous les chauffeurs à la réglementation HOS et aux politiques de l’entreprise, afin de déceler toute violation.

Envisagez d'augmenter la fréquence de vos audits pendant cette importante période de mise en œuvre.

Pour l'article original en anglais: https://www.geotab.com/white-paper/eld-best-practices/

À propos d'AttriX

AttriX, le plus vaste partenaire intégrateur Geotab au Québec, contribue chaque jour à l’amélioration des habitudes de conduite des chauffeurs à travers l’Amérique du Nord. Grâce à son expertise en formation conformité puis sa solution populaire Challenge Chauffeur, AttriX se positionne en tête de lice pour satisfaire les besoins complexes des transporteurs canadiens. La vision de l’entreprise axée sur l’électrification des transports et la sécurité des données résulte en une étendue technologique prête pour les flottes de demain.